Pengindeksan pada rekod elektronik sama pentingnya seperti pada rekod yang tercetak karena indeks berguna untuk meletakkan dan menemukan kembali rekod atau informasi yang benar mengenai rekod yang diinginkan. Menerapkan metode indeks pada rekod elektronik hampir sama dengan rekod konvensional, hanya saja unit kerja menjadi field dan subjek menjadi keywords. Fields pada indeks dapat digunakan untuk mengkatogerikan dokumen, untuk melacak tanggal pembuatan atau retensi rekod atau untuk memasukkan subjek. Pemberian nama pada subjek merupakan perwakilan dari isi atau juga unit kerja pada bentuk cetaknya seperti "Kesekretariatan".
Metode dalam menerapkan indeks pada rekod elektronik antara lain sebagai berikut :
- Index Fields, yang menggunakan kata kunci sebagai metode tradisional yang digunakan dalam rekod cetak.
- Full-text indexing, yaitu dengan cara optical character recognition. pada proses ini alat membaca halaman yang di scan dan kemudian menemukan kata indeks pada arsip.
- Folder dan File structur, sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokument. Rekod cetak dapat dicari dengan melihat strukturnya di dalam filling cabinet. Manajemen rekod elektronik juga seharusnya mempunyai kemampuan yang sama dalam menciptakan kembali sistem filling ini dengan berbagai tingkatan
Paparan diatas hanya merupakan salah satu cara pengolahan hasil scan yang pada nantinya menciptakan digital document system (DDS) serta bertujuan menciptakan document management system (DMS). Pada tahap DDS, semua berkas di konversi ke dalam bentuk digital (image/pdf), salah satu cara dengan melakukan scanning dokumen atau arsip.
Tertarik untuk melakukan digitalisasi dokumen, hubungi 0822 6000 6870 untuk melihat harga dan rincian jasa scan silakan dilihat di Daftar Harga Beserta Syarat Ketentuan Jasa Scan Dokumen
Kelurahan Kalibata, Kecamatan Pancoran,
Jakarta Selatan, 12740
Website : http://www.digital-computer.com
0 comments:
Posting Komentar